リモートワークを導入している企業では、日報での業務報告が必須となっていることが多く見受けられます。業務報告にプラカルを利用した例を紹介します。
私たちの部署では、プラカル利用前はMicrosoft Teams(以下、Teams)を利用して日報を以下のように運用していました。
運用方法
● 業務報告用のチャネルを用意
● 各自の週単位の報告用のスレッド作成
● 週単位のスレッドに日報を投稿
問題点
● 同じチャネル内にメンバー全員の報告が混在するため、1つの報告を確認すると、他の報告も既読になり、確認すべき報告が埋もれがち
● 個々のメンバーの報告用のスレッドを見つけるのに手間がかかる
プラカルではフォルダー配下にタスクを作成します。
Teamsの構成と比較すると右の表のようになります。
同じような構成となるため、業務報告にはタスクを利用する方法としました。
運用方法
● 業務報告用のフォルダーを用意
● 各自の月単位の報告用のタスク作成
● タスクの協働者にチームメンバーを設定
● 月単位のタスクのコメントで日報を投稿
【業務報告用タスク例】
改善された点
● タスクのコメントを投稿すると、タスクの協働者に通知が届くので、報告があったことが分かりやすくなった(報告する側は通知することを意識する必要はない)
● 個々のメンバーの報告内容は個々のタスクにまとまっているため確認しやすくなった
● 報告月が過ぎたタスクは「完了」とすることで、当月の報告タスクのみ表示され、確認しやすくなった(デフォルトでは、未完了タスクのみ表示される)
【コメントでの業務報告例】
以上が、業務報告へのプラカルの利用例でした。