レベルに合わせたマネジメント – プロセスでマネジメント

Placul（プラカル）では、セルフマネジメントのレベルに合わせた成長環境を３段階で提供します。

● プロセスでマネジメント
　タスクと、そのタスクを完了するためのプロセスが与えられ、自分で進捗を管理する。
● タスクでマネジメント
　与えられたタスクから、そのタスクを完了するためのプロセスを自分で用意し、進捗を管理する。
● 目標でマネジメント
　与えられた目標から、目標を達成するためのタスクを自分で用意し、そのタスクを完了するためのプロセスも併せて作成する。また、進捗も自分で管理する。

ここでは、「プロセスでマネジメント」を紹介します。

プロセスでマネジメント

セルフマネジメントには「タスク分解」が必須スキルと言われています。「タスク分解」とは仕事（タスク）を小さな要素（プロセス）に分解することです。プロセスに分解することで、優先順位を考えて作業を進めれるようになったり、進捗管理ができるようになります。

「プロセスでマネジメント」とは、「タスク分解」したプロセスでマネジメントすることです。
この段階では、タスク分解による進捗管理ができるようになることを目標とします。

新入社員など経験が浅い場合は、「タスク分解」が難しい状況です。このため、リーダーやチューターなどの経験者がタスク分解を行い、担当者にタスクを与えることになります。（タスク分解のティーチング段階）
担当者は、タスク分解後の一つ一つのプロセスを進めつつ、タスク分解の方法や進捗管理を身に着けていきます。

プラカルの利用例

プラカルを利用する場合は、以下となります。

◆ タスク分解

プラカルのタスクには、タスクに関する情報を残せるようにノート機能（タスクノート）があります。タスクノートはタスクに１つ作成でき、タスク分解したプロセスはタスクノートで提供します。

タスク管理やプロジェクト管理のツールでは、タスクに対しサブタスクを作成できるツールがあります。サブタスクでタスク分解したプロセスを提供する場合、プロセス毎に設定画面での入力となり、プロセス数が多くなると手間がかかります。

プラカルのタスクノートは箇条書きでの入力となるため手軽に入力でき、プロセスを書き出した後の整理も容易です。タスクノートのそれぞれの要素には説明欄があり、プロセスに関する補足情報などを記載することができます。

◆ 進捗管理

タスクノートのそれぞれの要素は、チェックリストやタスク（プラカルでは、マイクロタスクと呼びます）にすることができ、進捗管理に利用できます。

また、プラカルのタスクの「状況」は天気（晴れ、曇り、雨）を設定します。「曇り」「雨」が設定されると、プラカルの「ホーム」メニューの天気予報に表示され、チーム内で共有されます。これは、他のメンバーからのフォローのきっかけとなります。

◆ 協働者/通知

プラカルのタスクには、タスクの関係者（プラカルでは「協働者」と呼びます）を設定することができます。協働者には「役割」を設定でき、タスクへの関係を設定します。協働者に設定されるとタスクやタスクノートの更新時に通知が届きます。これにより、タスクやタスクノートの状況を定期的に確認することなく、状況の変化を把握できます。
なお、役割で通知される範囲が異なるため、タスクノートの更新時も通知が届くようにするためには、役割を「指導者：ティーチング」もしくは「観察者：詳細」とする必要があります。（タスクノートの更新時の通知は対応予定の機能となります。）

◆ コミュニケーション

タスクやタスクノートの要素ではコメントのやり取りもできます。タスクノートの要素のコメントを利用することにより、そのプロセスに関する質問などが簡単にできます。
コメント投稿時には協働者に通知が届くため、急ぎの内容以外はメンションは不要です。（タスクノードのコメント更新時の通知は対応予定の機能となります。）
なお、コメントには「報告」「連絡」などのメッセージタイプが設定できます。メッセージタイプを設定することで、意図が明確になりコメントの内容の単一化に効果があります。また、メッセージタイプは通知されるため、受け取り側では概要が把握しやすく、対応の優先付けにも役立ちます。

プラカルでの運用例

以下は、新入社員にチューターが指導する例となります。

◆ チューター側

１．タスク作成
・タスクの「説明」に作業に必要な情報を記載します
・タスクの「担当者」「開始日」「期限」を設定します
・タスクの「協働者」に役割を「指導者：ティーチング」として自身を設定します
・タスクノートには細かく分割した作業（プロセス）を記載します
　進捗が分かるようにキーとなるプロセスはチェックリスト化します。
　担当者以外への作業依頼や期限を設定する必要のあるプロセスは、マイクロタスク化します。

※段階的にタスク分解の粒度を大きくし、本人にタスク分解させる割合を増やすことで、タスク分解の方法を身に付けさせます。

２．作業依頼
・作業の進め方などを説明します
　作業内容や進捗管理、作業報告などについて説明します。
　毎日の作業報告（日報）は、タスクのコメントを使用します。
　個々のプロセスに関する質問等は、タスクノートの要素のコメントを使用します。
　急ぎの質問事項や相談事などはメンションを使用します。
なお、タスクの担当者には通知が届くので、新入社員はタスクが割り当てられたことが分かります。

３．作業管理（マネジメント）
・タスクやタスクノート更新時の通知、作業報告で状況を把握します
　タスクやノートの更新時の通知は、同じ情報元の未読の通知にまとめられます。このため、未読の通知が大量に溜まることはありません。
・メンション通知にはできるだけ早急に対応します
・進捗状況などを確認し適切な指導を行います

◆ 新入社員側

１．作業実施
・作業内容や進捗管理/作業報告などの作業の進め方の説明を受け、作業を開始します
　タスクノートのプロセスを確認し、必要があれば細かいプロセスに分解します。
・タスクノートの内容に従って、作業を進めます
・作業の補足情報や結果などはタスクノートに残します
・チェックリストやマイクロタスクのプロセスの完了時は、ステータスを変更します
・プロセスに関するやり取りは、プロセスのコメントを使用します

２．作業報告
・毎日の作業報告は、タスクのコメントを使用します
　コメントでの作業報告ではメンションは不要です。

作業報告の場合は、メッセージタイプに「報告」を設定します。