複数人でのプロジェクト運営

事例　事例・利用例　

2024年12月04日

当社にはACMS B2Bという製品があります。こちらの製品開発および保守を遂行するために、ACMS B2Bグループが存在します。

グループ内では、コミュニケーションやプロジェクト管理に関していくつかの困り事がありました。これらの悩みをPlaculを活用して解消できたことや、実際の運用方法について、事例としてご紹介します。

なお、この記事はチュートリアルの情報をご存知の方を対象にしています。

グループ内で困っていたこと、解消した方法
- グループへの新規メンバー参入時のハードルが高い
- 会話の流れが分かりづらく不要な通知が届く
運用例
まとめ

グループ内で困っていたこと、解消した方法

ACMS B2Bグループは右のようなメンバーで構成されています。

異なるチームや複数名での作業などにおいて困っていたことがあり、その問題をPlaculで解消しました。

グループへの新規メンバー参入時のハードルが高い

20年以上続く長期プロジェクトということもあり、開発用のチケット管理、バグトラッキング、プロジェクト管理など、複数のシステムを利用している状況でした。これに加えて、さらにチャットツールなども併用しており、情報がさまざまな場所に点在する状況になっていました。

そのため新たにプロジェクトに参加するメンバーは、これらのシステムを利用するための理解や業務上必要な情報をどこに残す必要があるのかを把握する必要があり、また確認したい情報がどこに存在するのかが分かりづらい状況でした。

このような状況を改善するため、Placulで開発やバグに関する情報をタスクとして一元管理することで、チケット管理やバグトラッキングなどのシステムを集約しました。あわせて、作業に関するやり取りをそれぞれのタスク上のコメントでやり取りすることで、チャットツール上でのタスクに関するやり取りがなくなり、細かい情報もタスクノート上に自然と集まるようになりました

これにより、新規メンバーはPlaculの使い方を理解するだけで容易に業務に参加することが可能となり、何か新たに作業を始める場合にもPlaculで作業を始めればよく、過去の情報もタスク上に残っているため、作業場所を迷うことがなくなりました。

結果として参入するメンバーの立ち上げにかかる時間が短縮され、立ち上げをフォローをするメンバーの負担も軽減しました。

会話の流れが分かりづらく不要な通知が届く

メンバー間の主要なコミュニケーションツールとしてMicrosoft Teams（以下、Teams）を利用していました。Teamsでは、グループやチーム単位でチャネルを作成し、話題ごとにスレッド単位でコミュニケーションを取る運用を行っていました。

しかし、実際の運用では、既に存在しているスレッド内で会話済みの内容であっても、スレッドが少し流れてしまうと新しいスレッドを作成するケースが度々発生していました。これにより、同一の話題に関する会話が複数のスレッドに分割され、会話の流れが分かりづらい状況が発生していました。

また、Teamsでは特定のメンバーに連絡を取る際にメンション機能を利用しますが、1度メンションを受けてスレッド内でやり取りに参加すると、その後メンションを含まないやり取りについても通知が届く仕様になっています。その結果、特定の会話に一時的に参加しただけにも関わらず、不必要な通知が継続的に届き、重要な通知を見逃してしまうケースもありました。

これらの状況を改善するため、Placulのコメント機能を活用してコミュニケーションを取る方針に変更しました。

この変更により、各タスク内で会話をおこなうことで、話題が分割されることがなくなりました。また、作業を進めるタスクにやり取りが残ることで、これまでチャットツールのログに散在していた重要な意思決定のプロセスがタスク内に集約され、過去の決定事項を容易に参照できるようになりました。

通知についても、メンション機能を使って必要に応じてメンバーに連絡を取ると、メンション用の通知としてインボックスに届くようになり、重要な連絡を見逃す事がなくなりました。また、関連性の高いメンバーをタスクの協働者として設定することで、やり取りが観察に通知されるため、これまでのTeamsと同じようにウォッチしておいてほしいメンバーへの通知も継続しておこなうことが可能になりました。

さらに、嬉しい副次効果として、Placul内でのやり取りに集約されたことで、本題とは関係のない背景説明が不要となり、無駄なやり取りが削減されました。その結果、スピード感のある円滑なコミュニケーションが実現しました。